INTERVIEW MIT SASKIA HAGENDORF

Was eine virtuelle Assistenz für dich als Unternehmerin tun kann

Saskia Hagendorf ist 30 Jahre alt, verheiratet, Mutter einer fast 2-jährigen Tochter und wohnt in der Nähe von Hamburg. Saskia hat sich letztes Jahr als Virtuelle Assistentin im Bereich Projektmanagement selbstständig gemacht. Was das genau ist, wie sie dazu kam und was ihr bei der Gründung geholfen hat, erfährst du im Interview.  

Ich spreche mit Saskia ausführlich über ihre Gründungsgeschichte und wie ihr Mann sie erst auf die Geschäftsidee der virtuellen Assistenz gebracht hat. Saskia erklärt mir, welche Aufgaben eine virtuelle Assistenz (VA) übernehmen kann und welche Vorteile sich dabei für die Unternehmer*innen ergeben. Sie spricht über die Relevanz von Netzwerken und ich erfahre, was und wer ihr alles bei der Gründung und dem Finden ihrer ersten Kunden geholfen hat. 

Podcast – Annie und die starken Frauen

Den Podcast kannst du überall hören, wo es Podcasts gibt oder direkt auch hier auf der Seite streamen. Ich freue mich über neue Abonnenten und deine Bewertung bei iTunes. 

Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von podcastee4ed7.podigee.io zu laden.

Inhalt laden

Show Notes

Alles auf einen Blick: Hier sind die Links zu den Themen, über die im Podcast gesprochen wurde. Viel Spaß beim Nachlesen und selbst ausprobieren.
Saskias LinkedIn Profil

Mehr über Saskia und ihr Business findest du hier.

Saskias Buch-Tipp
Die 4-Stunden-Woche: Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Leben

Vom Businessplan zum Gründungszuschuss 

Saskia besuchte u.a. einen Lehrgang, um ihren Business-Plan zu erstellen und beschäftigte sich vor der Gründung also vorbildlich mit den Themen wie Strategie, Rechtsform, Finanzierung, Marketing, Wettbewerb, Preisgestaltung und Vieles mehr. Sie konnte sogar das Institut von ihrer Idee so gut überzeugen, dass sie eine Tragfähigkeitsbescheinigung bekam und damit erfolgreich einen Gründungszuschuss bei der Agentur für Arbeit beantragte. Saskia hat dadurch den großen Vorteil jetzt zeit- und ortsunabhängig zu arbeiten, sich langsam in die Selbstständigkeit hineinzufinden und damit flexibel für ihre Tochter und Familie da zu sein.

Video – Annies YouTube-Kanal

Du findest alle Podcast-Folgen auch also Video auf meinem Frau Schnabelkraut YouTube-Kanal. Viel Spaß beim Anschauen.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Fragen & Antworten

Du möchtest die Kernaussagen noch einmal auf einen Blick? Du magst lieber Lesen als Zuhören? Kein Problem. Hier findest du das für dich aufbereitete Transkript der Podcast-Folge. Viel Spaß beim Nachlesen.
[01:00] Erzähl doch mal den Zuhörern, was du genau machst und was eine virtuelle Assistenz ist.
Der Begriff virtuelle Assistenz ist leider ein bisschen irreführend, weil virtuelle Assistenten gefühlt alles können – so sieht es zumindest nach außen hin immer aus. Man kann viele Tätigkeiten anbieten, und das geht von Korrekturlesen über Blogartikel schreiben bis hin zur Recherche und Terminkoordination. Jede Assistentin hat in der Regel ihren Schwerpunkt. Dadurch, dass ich Eventmanagerin bin und auch viel im Marketing gearbeitet habe, sind meine Schwerpunkte strategische Marken, strategisches Projekt- und Eventmanagement.
[01:48] Wie muss ich mir denn deinen normalen Tagesablauf vorstellen.
Da ich eine kleine Tochter habe sieht mein normaler Tagesablauf so aus, dass ich sie erst einmal in die Kita bringe. Ich arbeite immer für verschiedene Kunden und blocke mir dann in meinem Kalender die Termine für die Kunden, sodass ich sage: Heute arbeite ich zwei Stunden auf dem Kunden X. Ich werde stundenweise bezahlt in dem Fall. Und dann sind die Aufgaben recht vielfältig und nach Absprache.
[02:43] Wie bist du dazu gekommen?
Diesen Begriff kannte ich vorher auch nicht. Ich habe als Assistenz der Geschäftsführung und als Projektmanagerin gearbeitet. Nach der Geburt meiner Tochter und dann nach der Elternzeit, ist es leider nicht so leicht wieder in den Beruf einzusteigen auf dem deutschen Markt. Durch Zufall hat mein Mann das Buch „4-Stunden-Woche“ gelesen. Darin wird erklärt, wie man nur vier Stunden arbeitet, indem man Aufgaben outsourced und an eine virtuelle Assistenz abgibt. Mein Mann meinte aus Spaß: „Eine virtuellen Assistenz könnte ich auch gebrauchen!“ Dann habe ich immer mehr zu dem Thema recherchiert, um mehr über die Aufgaben und Möglichkeiten auf dem Markt herauszufinden.
[04:29] Wie findest du deine Kunden, wenn das Berufsbild kaum einer kennt?

Ich habe das Glück, dass ich schon vorher ein sehr gutes Netzwerk aufgebaut hatte durch Ladies Mentoring. Networking habe ich schon während meiner Festanstellung viel betrieben. Es ist aber immer noch viel Aufklärungsarbeit dahinter. Virtuelle Assistenz ist vor allem ein Vertrauensthema, weil Kunden Inhalte von ihrem Unternehmen rausgeben, was vielen anfangs sehr schwer fällt.

[06:07] Wirst du regelmäßig von seinen Auftraggebern gebrieft?

Das ist von Kunde zu Kunde unterschiedlich. Ich habe eine Kundin, für die arbeite ich fünf Stunden die Woche. Wir arbeiten gemeinsam an einem Projektmanagement mit Asana, sodass sie auch genau sieht, was ich mache und mir Aufgaben direkt rüberschieben kann. Und dann habe ich viele Projektarbeiten.

[07:59] Was hat dir denn dabei geholfen, selbstständig zu sein?

Es waren mehrere Faktoren. Einerseits war mein Glück, dass ich in einer relativ kleinen Firma gearbeitet habe und damit viele Aufgaben schon immer übernommen habe. Ich komme außerdem aus einer Selbstständigen-Familie. Meine Mama ist seit vielen Jahren selbstständige Übersetzerin. Dadurch habe ich dieses selbstständige Arbeiten schon als Kind immer mitbekommen. Das war für mich normal. Bei meinem Vater war es ähnlich. Er hatte eine eigene Versicherungsagentur, zwar als Festangestellter, aber er konnte sich auch die Zeiten selbst einteilen.

Dann ist da natürlich mein Mann, der mir auch sehr geholfen hat. Er ist Logistiker, fest angestellt. Dadurch ist ein finanzieller Background gegeben. Ich stelle mir das immer so vor: Er ist das Netz, wenn ich auf einem Hochseil balanciere – die Selbstständigkeit. Und ich möchte aber nicht vom Seil runterfallen. Ich möchte nicht in dieses Netz fallen. Es ist da. Das ist gut zu wissen. Aber ich möchte nicht darauf angewiesen sein, sondern selbst etwas beitragen.

Zunächst habe ich ein Gründungsseminar gemacht. Dort habe ich meinen Businessplan geschrieben und mich wirklich intensiv damit beschäftigt, was ich machen will, wie das Marketing und wie die Zahlen aussehen sollen. Es hat mir sehr geholfen, alles einmal aufzuschreiben und auch mal mit anderen zu sprechen und die Zahlen mit Leuten anzuschauen, die schon mal gegründet haben oder selbst Gründercoaches sind.

[11:25] Wie hast du denn deine Preise festgesetzt?
Am Anfang habe ich es einfach ausprobiert. Dann habe ich geschaut: Was benötige ich pro Stunde? Ich habe durchgerechnet: Wie viele Stunden kann ich anbieten? Wie viele Stunden davon sind produktiv und werden bezahlt? Man hat ja auch viele nicht-produktive Zeiten als Unternehmer. Dann habe ich mir einen Rahmen festgelegt, in dem ich mich bewegen kann. Und natürlich argumentiere auch mit meinen Erfahrungen. Ich habe über zehn Jahre in Marketing- und Eventagenturen gearbeitet und verfüge über ein abgeschlossenes Studium. Dadurch sollte meine Arbeit den Kunden auch etwas wert sein.
[13:11] Wie kommst du damit klar, dass dein Einkommen schwankt?

Einerseits habe ich noch das Glück, dass ich einen Gründungszuschuss bekomme, sodass ich am Anfang eine gute finanzielle Unterstützung habe und entspannter an die Sache gehen kann. Ich habe mir außerdem ein Kontenmodell aufgestellt, wo ich aufschreibe: Was habe ich eingenommen diesen Monat? Was habe ich an Ausgaben, welche fixen Ausgaben, welche variablen Ausgaben? Und das teile ich mir dann so auf, dass ich mir auch einen Puffer anlegen kann, dass ich mir einen Tag für Weiterbildungen zurücklegen kann, dass ich einen großen Teil für die Steuern zurücklegen kann.

Ich habe keine Lust, am Ende eine riesige Rechnung für meine Einkommensteuer zu bekommen und die dann aus meinem Ersparten nehmen zu müssen. Und dann habe ich den Rückhalt von meinem Mann, den ich – toi, toi, toi – jetzt noch nicht gebraucht habe in den ersten Monaten. Aber dadurch kann ich damit ganz gut umgehen. Mein Ziel ist es, dass ich langfristige Kunden habe, sodass es ein bestimmtes Grundrauschen gibt. Und alles, was an Projekten dazu kommt, dann „on top“ ist.

[14:39] Für die Leute, die nicht wissen, was ein Gründungszuschuss ist. Kannst du das kurz erklären?
Der Gründungszuschuss ist ein Angebot der Agentur für Arbeit. Das gilt für Leute, die arbeitslos sind und jetzt in die Selbstständigkeit gehen. Dafür muss man einige Formulare ausfüllen und einen Businessplan vorlegen, damit die Idee wirklich standfest ist und geprüft werden kann. Und dann entscheiden die Berater dort, ob man den Gründungszuschuss bekommt. Der Zuschuss ist da, um die Kosten am Anfang zu decken – also die Höhe des Arbeitslosengeldes plus 300 Euro für Sozialabgaben und für Krankenversicherung hauptsächlich. Und das läuft erst einmal über sechs Monate in der ersten Phase. In der zweiten Phase erhält man nochmal nur die 300 Euro für die Krankenversicherung über neun Monate.
[17:55] Einen deiner ersten Kunden hast du über das Ladies Mentoring bekommen. Erzähl mal, was das ist und warum für dich so ein Netzwerk essenziell ist?

Ladies Mentoring ist ein Netzwerk, das in mehreren deutschen Städten vertreten ist. Wir sitzen in Hamburg, in München, in Frankfurt, in Berlin und jetzt auch bald in Wien und Zürich. Es sind alles Business-Frauen aus unterschiedlichen Bereichen: Angestellte, Selbstständige, von Rechtsanwälten über Marketingleiter, also ganz unterschiedliche Frauen. Für mich war der Vorteil, dass da einige dabei waren, die schon gegründet hatten, sodass man einfach schon mal die ersten Ansprechpartner hat. Wir sind ein sehr offenes Netzwerk und gehen sehr offen miteinander um. Das heißt, man kann auch solche Fragen stellen, die man sich nicht jedem stellen traut.

[18:58] Jetzt weiß ich aus unserem Vorgespräch, dass du selbst auch ein Netzwerk gegründet hast. Erzähl mal darüber.
Es hat mir etwas gefehlt, keine Kollegen hier in meinem Büro zu haben. Ich bin ganz allein sozusagen. Und wir kennen das ja alle: Man hat irgendwann Herausforderungen, bei denen man mit Leuten sprechen möchte, die den Berufszweig kennen oder die die Herausforderung kennen. Deswegen habe ich in Hamburg ein Netzwerk gegründet für virtuelle Assistenten, um mich mit anderen Gleichgesinnten auszutauschen. Wir empfehlen uns auch gegenseitig weiter.
[22:56] Was ist der große Vorteil für deine Kunden und auch das schönste Erlebnis oder Feedback, was dir die Kunden zurückgegeben haben?

Viele meiner Kunden sind an einem Punkt, wo sie sagen: „Ich kann nicht weiter wachsen, weil ich einfach nicht mehr Zeit habe, die Aufgaben zu bewältigen. Ich weiß nicht mehr, was ich machen soll, würde aber gerne wachsen.“ Dann ist es an der Zeit zu sagen: Okay, ich gebe Sachen ab und hole mir Unterstützung. Natürlich kann man jemanden fest anstellen, aber viele wollen dieses Risiko einfach nicht eingehen. Abgesehen von den Kosten kann es ja auch sein, dass sie nur für einen begrenzten Zeitraum Unterstützung benötigen.

Ein wichtiger Vorteil ist, dass man sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann. Brauchst du jemanden, der deine Social-Media-Kanäle betreut, dann hol dir da jemanden, der die Expertise hat. Brauchst du jemanden, der dir Blogbeiträge schreiben kann? Dann hol dir jemanden, der da die Expertise hat.

Man bekommt sehr viel zurück, weil man in derselben Zeit viel mehr schafft. Oft sagen Kunden: „Das hätte ich in drei Wochen nicht geschafft, was wir jetzt in einer Woche geschafft haben!“ Eine Kundin hat mal zu mir gesagt: „Lieber machst du das am Freitag als ich am Sonntag.“

[26:28] Wie gehst du damit um, wenn Kunden deinen Stundenpreis hören und sagen: „Wow, den Blogbeitrag kann ich selbst kostenfrei schreiben!“
Ich argumentiere oft damit, was man in der Zeit alles machen kann. Man kann noch einen zusätzlichen Kundenauftrag reinholen, man kann noch zu einem Kundengespräch fahren, was am Ende mehr Geld einbringt, als was ich koste.

Oder man sagt wirklich: Okay, ich brauche jetzt mehr Freizeit. Dann ist das Investment aber auch etwas wert. Und bei mir ist es ja auch so: Ja, man gibt zwar Sachen raus, aber man gibt es ja nicht komplett aus der Hand. Also, wenn ich einen Blogbeitrag schreibe, dann schreibe ich den vor und meine Kunden schauen dann drüber.

[29:00] Was war denn so dein größter Aha-Moment bei der Gründung?

Es waren sehr viele Learnings. Ich glaube, dass jeder, der mal eine Gründung durchgezogen hat, weiß, dass immer neue Herausforderungen auf einen zukommen. Sachen, mit denen man nicht gerechnet hat. Diese ganze Recherchearbeit im Vorfeld war schon sehr lehrreich. Ich habe aber auch selbst gelernt, dass man wirklich nicht alles selbst machen muss. Also das, was ich meinen Kunden erzähle. Ich muss meine Buchhaltung nicht selbst machen. Ich kann jemand anderes sagen: Schreib bitte die Rechnung an XY.

Ein Learning ist auch, dass es wirklich funktioniert. Ich habe Kunden, die ich nie live gesehen habe. Die habe vielleicht höchstens mal über Skype gesehen und haben trotzdem ein Vertrauensverhältnis. Wir tauschen uns aus und arbeiten so zusammen, als ob wir schon immer zusammengearbeitet hätten oder als ob wir nebeneinander sitzen. Das ist echt das Spannende, dass das möglich ist!

[30:17] Welchen Tipp würdest du denn zum Abschluss Frauen mitgeben, die gründen wollen?
Ich glaube, es ist wirklich dieses Thema Vernetzen. Das finde ich sehr wichtig. Ich habe das Gefühl, dass Frauen viel an dem Thema Perfektionismus hadern. Es soll alles perfekt sein. Die Website muss einfach perfekt aussehen. Nein, einfach erst mal starten! Also einfach anfangen und dann agil handeln und dann Schritt für Schritt alles aufbauen, anstatt zu sagen: „Ich baue jetzt erst mal fünf Monate an meiner Website und habe immer noch nichts online.“ Ich glaube, das funktioniert heutzutage nicht mehr, weil alles einfach so schnelllebig ist, dass man dann nicht mehr hinterherkommt.
0 Kommentare

Einen Kommentar abschicken

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Jetzt Newsletter abonnieren!

Noch mehr Einblicke in meine persönlichen Finanzen und exklusive Infos für Unternehmerinnen.


Community

Exklusiv für Frauen: Tausch dich aus zu Business und Finanzen. Die Facebook-Gruppe zum Podcast.

 Facebook


Jetzt Podcast abonnieren

Lerne von starken Frauen, erfolgreichen Gründerinnen und großartigen Unternehmern. Lass dich inspirieren.

  Spotify
   iTunes
  YouTube


Blog-Kategorien

Netzwerk ist alles

Lass uns verbinden, voneinander lernen, miteinander austauschen, füreinander dasein.


Über Annie Facebook
Über Annie

Freiberuflerin, digitale Nomadin, Investorin, Local Girlboss & noch Vieles mehr.

Über Annie Über Annie

Newsletter: Bleib auf dem Laufenden

Vielen Dank für deine Anmeldung