Selbstständigkeit 2.0

Virtuelle Assistenz – nie mehr selbst und ständig

Saskia Hagendorf, selbstständige virtuelle Assistenz, war bereits 2019 in meinem Podcast „Annie und die starken Frauen“. Der kam so gut an, dass Saskia jetzt einen Gastbeitrag zum Thema „Outsourcing“ für dich zusammengestellt hat. Viel Spaß beim Nachlesen. Kommentiere den Beitrag gern, wenn du noch offene Fragen hast.

Wie oft hast Du diesen Satz bereits gehört: Du machst Dich selbständig? Du weißt schon, das heißt SELBST und STÄNDIG. Ehrlich gesagt, ich kann diesen Satz nicht mehr hören. Ja, es ist viel Wahres dran, aber es gibt Möglichkeiten, seine Selbständigkeit anders zu gestalten, um langfristig erfolgreich und nicht überarbeitet zu sein.

Oder Du denkst Dir bei jeder neuen Anfrage: Ich würde diese gerne annehmen, aber ich weiß nicht, wann ich es noch schaffen soll. Du kennst vielleicht auch Unternehmer*innen, die stets gestresst wirken und nie Zeit für etwas oder jemanden haben. Ja, als Selbständiger ist man anders belastet als als Angestellter. Man lebt für seine Berufung, steckt all seine Energie und auch Zeit in sein eigenes Unternehmen und möchte am Ende sein Warum erfüllen und erfolgreich sein.

Outsourcing – so geht’s!

Das Schlüsselwort ist OUTSOURCING. Es ist von enormer Bedeutung als Unternehmerin zu entscheiden, wann es an der Zeit ist, einzelne Aufgaben abzugeben und sich Unterstützung zu holen. Hierbei gehen viele meine Kunden wie folgt vor. 

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Schritt 1: Womit verbringst du deine Zeit?

Nimm Dir in den nächsten Wochen Zeit und notiere Deine Aufgaben. Womit verbringst Du Deine Zeit?

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Schritt 2: Was kannst du abgeben?

Schaue jetzt über die Aufgaben und überlege Dir, welche Du nicht selbst machen musst. Natürlich denkst Du jetzt, dass Du alles selbst in der Hand haben musst, aber lerne abzugeben und welches sind die Tätigkeiten, die Du abgeben kannst? Welche gehören nicht zu Deinem Kerngeschäft? Ein Beispiel: Du hast einen Podcast! Die Interviews solltest Du natürlich weiterhin selbst führen, aber Tätigkeiten wie die Vorbereitung der Fragen, die Terminkoordination, die Bewerbung des Podcasts, das Schneiden, Hochladen etc. – dies sind alles Tätigkeiten, die nicht in Deinem Aufgabenbereich liegen müssen. Somit schaffst Du es viel mehr Interviews in der gleichen Zeit zu führen, wofür Du früher Monate benötigt hast.

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Schritt 3: Mach dir einen Plan.

Schaue Dir nun die markierten Aufgaben genau an und kategorisiere sie:

  • Was kannst Du schnell abgeben, da es Zeitfresser, einfache Tätigkeiten oder auch Recherchen sind? Dies sind die Stellschrauben, die Du schnell und effizient verstellen kannst, um Zeit für Dein Kerngeschäft zu gewinnen.
  • Was kannst Du langfristig abgeben und somit im besten Fall für immer in guten Händen wissen? Dies sind Tätigkeiten, die einer Einarbeitung bedürfen, aber auf lange Sicht Dir viel Zeit ersparen, da Du Dich nicht mehr um diese Tätigkeiten kümmern musst.

Nun hast Du im besten Fall einige Aufgaben für Dich evaluiert, die Du hervorragend outsourcen und somit Dein Zeitmanagement verbessern kannst. Wichtig ist für mich immer, dass meine Kunden die Aufgaben, die sie mir übergeben, bereits selbst erledigt haben. Dies gibt den Unternehmern das Gefühl für den zeitlichen Aufwand, mir eine Zielorientierung und Vorlage. Ich weiß somit direkt, was mein/e Kunde/Kundin erwartet.

Virtuelle Assiszent: Lohnt sich das für dich?

Nun fragst Du Dich: Abgeben schön und gut, aber das ist natürlich eine Investition! Sollte ich diese direkt am Anfang tätigen? Dafür möchte ich Dich bitten Dir folgende Fragen offen zu stellen, um für Dich zu entscheiden, ob es Dir die Investition wert ist, denn diese Entscheidung, wie viele anderen unternehmerischen Entscheidungen, kann Dir kein anderer abnehmen:

  • Was kann ich in der freigewordenen Zeit erledigen?
  • Wie viel kann ich in dieser gewonnen Zeit durch mein Kerngeschäft verdienen? (Neue Kunden gewinnen?)
  • Wie lange würde ich für die Aufgabe benötigen?
  • Wie lange benötigt eine spezialisierte VA?
  • Welche Qualität erhalte ich?

Wenn Du durch diese Fragen herausfindest, dass Du die freigewordene Zeit in Deine Kerntätigkeiten investieren gleichzeitig mehr Umsatz generieren kannst und dazu die Aufgaben, die Du lange vor Dir herschiebst, in einer schnelleren Zeit und (eventuell) auch besseren Qualität erledigt bekommst, ist es eine gerechtfertigte Investition in Dein Unternehmenswachstum.

Virtuelle Assistenz: Wie gibst du Tätigkeiten ab?

Abgeben ist nicht immer einfach, schließlich hat man sein Unternehmen selbst aufgebaut und kennt jedes einzelne Detail. Doch als Selbständige*r, der zum/zur wirklichen Unternehmer*in werden will, gehört ein starkes Team im Hintergrund, welches den Rücken freihält. Dieses Team nimmt Dir nicht nur Aufgaben ab, sondern fungiert auch als Dein Sparringpartner mit denen Du Ideen durchsprechen kannst, Brainstormen kannst und einen Ansprechpartner für einen Austausch auf Augenhöhe erhältst.

Dies sind die Punkte, die vielen Einzelunternehmern häufig fehlen und wodurch Produkte ab und an nicht ausreichend bedacht oder nur einseitig beleuchtet wurden. Die Vorteile sein Team mit anderen selbständigen Experten aufzubauen sind, dass Du als Unternehmer keine Fixkosten (Lohn-/Gehaltskosten hast), keine Soft- und Hardware stellen musst (außer es ist sehr spezifisch und abgesprochen) und Dein Team überall arbeiten kann, egal wo Dein Unternehmenssitz ist.

Du kannst Dir somit Dein Remote Team nach den Qualifikationen und Verfügbarkeiten zusammenstellen und nicht danach, ob der-(diejenige) in Deiner Stadt oder näheren Umgebung tätig ist. Vielleicht sitzt Deine Unterstützung auch im Ausland und kann Deine Aufgaben aufgrund der Zeitverschiebung erledigen, wenn Du schläfst. All das ist bei dem Aufbau eines Remote Teams möglich.

Virtuelle Assistenz: So findest du die richtige Unterstützung für dich!

Jetzt steht vielleicht die Frage in Deinem Kopf, wie Du den/die passende*n VA findest bzw. worauf Du bei der Auswahl achten solltest. Hierzu solltest Du folgende Punkte für Dich überlegen und auch beim Erstgespräch ansprechen:

 

  • Mache das Ziel und das genaue Briefing für die Tätigkeit/en deutlich.
  • Prüfe die Qualifikationen und Referenzen des Auftragnehmers.
  • Sprich die Arbeitsweisen ab. Passen Eure beiden Arbeitsweisen zusammen? Was benötigt die/der VA, um die Arbeit zu erledigen?
  • Schaue auch, ob es auf der sozialen Ebene passt, denn der persönliche Draht ist immer noch ein wichtiges Kriterium, wenn man ein gemeinsames Ziel verfolgt.

Mit meinen Kunden gehe ich Erstgespräch immer die Ziele der Aufgaben und des Unternehmens durch. Nur wenn ich weiß, was mein Gegenüber erreichen will und ich die Vision und Mission des Unternehmens verstehe, kann ich auch selbständig im Sinne des Unternehmers agieren. Oftmals merke ich dabei, dass diese Zieldefinitionen oder klaren Briefings einigen schwer fallen, sodass wir vorab gemeinsam eine Markenanalyse durchführen, um die diese Themen und auch die Botschaften, Werte und Zielgruppe zu definieren. Dies hilft beiden Seiten an einem Strang zu ziehen und in die gleiche Richtung zu gehen.

Wichtig ist mir noch Dir mit auf den Weg zu geben: Trau Dich! Such Dir Unterstützung und denke auch immer dran: Virtuelle Assistenten sind ebenfalls Unternehmer. Dadurch denken sie anders als Angestellte und mehr wie Du.

Viel Erfolg beim Outsourcen! Damit Du nicht selbst und ständig arbeiten musst!

Saskia Hagendorf,
Virtuelle Assistenz

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