Für Macherinnen

Profit First Cheat Sheet

Benita Königbauer ist meine Steuerberaterin und hat mich zu Profit First gebracht. Dafür bin ich ihr super dankbar. Ich bin so überzeugt von Profit First, dass ich mittlerweile selbst Profit First Professional bin. Was Profit First ist und wie du es als Unternehmerin anwendest, erfährst du in diesem Beitrag.

Die Profit First Formel

Die „übliche“ Formel zur Ermittlung deines Gewinns eines Unternehmens lautet „Umsatz minus Kosten = Gewinn“.  Sie ist einfach, logisch und klar. Nur leider funktioniert sie für 80% aller Unternehmen nicht, denn sie lässt unser menschliches Verhalten völlig außen vor und ihre Inhaber mit weniger als dem Mindestlohn nach Hause gehen. In dieser Formel ist der Gewinn ein Rest, eine Nachgedanke, etwas, das hoffentlich eine schöne Überraschung am Ende des Jahres ist. Aber so wird das eben meistens nichts.

Umsatz – Kosten = Gewinn

Umsatz – Gewinn = Kosten

Mit Profit First stellst du diese Formel ganz einfach auf „Umsatz minus Gewinn = Kosten“ um. Mathematisch gesehen ist natürlich das gleiche, aber aus Sicht der Verhaltensbiologie ist diese Formel revolutionär, denn nun bekommt der Gewinn – das Lebenselixier deines Unternehmens – Priorität über die Kosten. Jetzt nimmst du einen vorbestimmten Prozentsatz für deinen Gewinn als Erstes, und damit steht nur der Rest für Ausgaben zur Verfügung.

Parkinsons Gesetz

C. Northcote Parkinson hat festgestellt, dass unser Bedarf an einer Ressource sich immer der aktuellen Verfügbarkeit anpasst. Deshalb brauchst du für ein Projekt, für das zwei Wochen angesetzt sind, genau zwei Wochen – und acht Wochen für das gleiche Projekt, wenn du acht Wochen Zeit hast. Mit Geld verhält es sich genauso. Wenn uns 1.000 € für ein Ziel zur Verfügung stehen, finden wir einen Weg. Wenn wir 10.000 € für dasselbe Ziel haben, finden wir auch dafür eine Verwendung.

Profit First macht Parkinsons Gesetz zu deinem Freund, denn indem wir zuerst den Gewinn nehmen, verringert sich das für Ausgaben verfügbare Geld, und wir sind gezwungen, kreative Wege zu finden, um die gleichen Ergebnisse für weniger Geld zu zaubern.

Management by Kontostand

Wer hat schon die Zeit (oder den Nerv), jeden Tag sämtliche Buchhaltungsauswertungen zu studieren, nur um den finanziellen Aspekt seines Unternehmens im Griff zu behalten? Theoretisch keine schlechte Idee, aber in der Praxis nur von den wenigsten Unternehmern gelebt. Die meisten greifen auf „Management by Kontostand“ zurück, bei dem wir täglich unser Konto überprüfen und finanzielle Entscheidungen auf der Grundlage dessen treffen, was wir sehen. Dank Parkinsons Gesetz finden wir dann für das, was wir auf unserem Bankkonto sehen, eine Verwendung und bringen uns so in Schwierigkeiten – meistens durch „überraschende“ Zahlungen, die wir (noch) gar nicht auf dem Radar hatten, die Steuern zum Beispiel.

Profit First macht „Management by Kontostand“ zu einem brauchbaren Entscheidungstool, indem es das Geld für den Gewinn, dein Gehalt und das Finanzamt schon einmal aus der Gleichung herausnimmt, so dass du nur noch den tatsächlichen Betrag siehst, der für deine übrigen Ausgaben zur Verfügung steht und deine Ausgaben automatisch entsprechend anpassen kannst.

Gewohnheiten nicht ändern, sondern nutzen.

Natürlich können wir uns dazu zwingen, mit viel Disziplin und reiner Willenskraft unsere Buchführung tagesaktuell zu halten und für die Steuern vorzusorgen. Aber genau wie ein Muskel ermüdet eben auch unsere Willenskraft. Und in einem Moment voll finanziellem Stress oder unerwarteter Ausgaben brechen wir unsere eigenen Regeln und geben Geld aus, das eigentlich für etwas anderes vorgesehen war.

Profit First versucht nicht, deine Gewohnheiten zu ändern, sondern arbeitet mit ihnen Hand in Hand. Indem du dein Geld zuerst auf verschiedene Konten verteilst und dann die Versuchung beseitigst, dir Geld von dir selbst zu „leihen“, wird dein Unternehmen stark und gesund, kann aus eigener Kraft wachsen, dir regelmäßige Gewinnausschüttungen schenken und dich und deine Familie gut versorgen.

Einrichtung von Profit First

Hier kriegst du auf einen Überblick die wichtigsten Fakten zu Profit First. Viel Spaß und Erfolg beim Nachmachen.

SCHRITT 1 – Du brauchst insgesamt fünf Bankkonten:

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EINNAHMEN

Dies sollte ein Girokonto sein. Hier kommen alle Zahlungen an, die du erhältst.

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INHABERGEHALT

Auch das sollte ein Girokonto sein. Du kannst dafür dein bisheriges Privatkonto verwenden.

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AUSGABEN

Auch hier brauchst du ein Girokonto, denn von hier aus zahlst du alle Rechnungen, die für dein Unternehmen anfallen.

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STEUERN

Dieses Konto darf ein Tagesgeldkonto sein. Hier sparst du das Geld an, das von Hause aus dem Finanzamt und nicht dir gehört (Einkommensteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer). Ist die Steuer fällig, holst du das Geld auf dein Ausgabenkonto und überweist es an das Finanzamt.

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GEWINN

Auch dieses Konto darf ein Tagesgeldkonto sein, denn hier sparst du den Anteil für deinen Gewinn an. Hier erfolgt nur einmal im Quartal eine Entnahme, nämlich die Ausschüttung der Hälfte deines Quartalsgewinns in deine Hände.

Die Konten für Steuern und Gewinn sollen bei einer anderen Bank liegen, damit du nicht in Versuchung gerätst, dir in einen angespannten finanziellen Situation dort etwas zu „leihen“.

SCHRITT 2 – Bestimme die Ziel-Prozentsätze für dein Unternehmen anhand des Instant Assessment. Beginne jedoch mit den Prozentsätzen, die dein Unternehmen vernünftigerweise für jeden Bereich für den Rest des laufenden Quartals verkraften kann.

SCHRITT 3 – Bestimme einen festen, gleichbleibenden Rhythmus, zu dem du deine Zahlungen erledigst (zum Beispiel immer am 10. und 25. eines Monats, jeden Freitag, etc.). Achte darauf, dass immer die gleiche Anzahl Tage zwischen den Terminen liegt.

Anwendung von Profit First

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TÄGLICH

Alle Einnahmen aus dem Verkauf gehen auf das EINNAHMEN-Konto. Gönne dir eine Minute täglich, deine Kontostände bei BANK 1 zu überprüfen, um die Cashflow-Trends für die wichtigsten Aspekte deines Unternehmens zu erlernen. Mehr Zeit brauchst du nicht, um zu erkennen, wie die Dinge stehen!

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AN DEINEN ZAHLUNGSTERMINEN

SCHRITT 1 – Überweise alle Gelder, die sich auf dem EINNAHMEN-Konto angesammelt haben, entsprechend deiner aktuellen Prozente auf die anderen Konten. Der Saldo des Einnahmen-Kontos ist danach Null.

SCHRITT 2 – Bezahle Deine Rechnungen von deinem AUSGABEN-Konto (falls Steuern fällig sind, hole dir die entsprechenden Beträge von deinem STEUER-Konto.

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ZUM 1. EINES JEDEN QUARTALS

SCHRITT 1 – Nehmen Sie 50% des Geldes, das im letzten Quartal auf das GEWINN-Konto eingezahlt hast, als Gewinnausschüttung. Dieses Geld ist dazu da, dir selbst etwas zu gönnen, das dein Herz singen lässt. Auf keinen Fall darf es verwendet werden, es zurück in den Ausgabenkreislauf des Unternehmens fließen zu lassen.

SCHRITT 2 – Passe deine Prozentsätze für Gewinn, Inhabergehalt und Steuern nach oben und die Betriebskosten um die entsprechenden Prozente nach unten an, um den nächsten Schritt in Richtung finanzieller Gesundheit für dein Unternehmen einzuleiten.

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JEDES JAHR

SCHRITT 1 – Schau dir die Finanzkennzahlen deines Unternehmens und seine Entwicklung an, ggf. gemeinsam mit deinem Profit First Professional.

SCHRITT 2 – Richte dir ein „Schatztruhen-Konto“ ein, auf das du den Bodensatz deines Gewinnkontos überweist, um langfristige Rücklagen zu bilden, fülle deine Altersvorsorge auf oder optimiere deine Geldanlagen.

HOL DIR EINEN PERSONAL TRAINER

So wie beim Laufenlernen, beim Sport und beim Abnehmen wissen wir alle, was wir zu tun hätten und wie man es tut, aber die besten Ergebnisse holen wir mit einem persönlichen Trainer heraus. Ein Profit First Professional wie Annie ist dein persönlicher Finanztrainer. Nutze dieses Potenzial!  

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